Перечень документов для сдачи в архив по уволенным сотрудникам

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться?

Личная карточка работника

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного делопроизводственного года. При большом количестве издаваемых приказов при большой численности работников могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело. Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике коробке. Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.

Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами. Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются. Оформление в дела личных дел Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления. В личное дело включаются : - анкета личный листок по учету кадров ; - копии документов, подтверждающих квалификацию работника копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.

По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др. В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела.

Внутренняя опись составляется по установленной форме приложение. В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.

Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются.

Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер. При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4. Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела.

Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть. В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Как организовать хранение документов? При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан в частности, для подтверждения стажа работы. Различают две стадии хранения документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве.

Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве. В организациях, не имеющих специального помещения архива , хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено.

В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы. В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов. Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей.

Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер. В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине. Компьютеры отключаются от сети. После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.

Передача в архив личных дел

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. Под ведением понимается:. Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом. Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Государственный архив: куда и как сделать запрос на получение документов?

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе.

В данной статье мы поговорим о том, как преодолеть ошибки, возникающие при формировании личных дел сотрудников.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Кому и какие документы передавать? Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

Личное дело работника

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Лия

    Тарас 10 лет назад на меня взяли кредит с моим согласием канешно в кредитна спилка,она закрылась давно я не знаю платили или не платили но слали бумаги с угрозами судами угрожали и т п сейчас к родственнице звонят каждый день,что делать что говорить и как от них отцепится?

  2. Мечислав

    Собачники в городе зло

  3. Евграф

    3 ЗА УНИМОЖЛИВЛЕННЯ ВИХОВУВАТИ ВЛАСНУ ДИТИНУ (ДІТЕЙ!)

  4. Александра

    За офшоры! За Порошенко!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных